Sáng nay ngồi ở văn phòng quận 3, mình lúi húi lọc lại 45 đơn hàng tuần trước từ file Excel xuất ra của ba shop quần áo khác nhau. Quả thực, công việc làm biên tập viên công nghệ tại vfpress.vn đòi hỏi mình phải chạy thử từng hệ thống bán hàng. Nhiều chủ shop mới hay thắc mắc thu hộ là gì khi thấy tiền bán hàng mất cả chục ngày mới về tới nơi, gây hụt vốn lớn. Mệt thiệt. Chiều nay rảnh rỗi nên mình mổ xẻ chi tiết quá trình dòng tiền đi qua các bên trung gian, tính toán chi phí và gợi ý cách gỡ rối cho anh em kinh doanh.
Hiểu đúng bản chất thu hộ là gì
Bạn có bao giờ tự hỏi định nghĩa chính xác thu hộ là gì khi bắt tay vào xây dựng gian hàng thương mại điện tử tại thị trường Việt Nam? Về cơ bản, một bên thứ ba sẽ đứng giữa người mua và người bán để nhận toàn bộ số tiền thanh toán từ khách hàng trước tiên. Khoản tiền này không chảy thẳng vào tài khoản ngân hàng của người bán ngay lúc khách hàng bấm xác nhận mua xong.
Chúng bị giữ lại tạm thời. Để giải quyết luồng tiền này, các bên liên quan phải chờ đến kỳ đối soát theo lịch trình cố định của bên trung gian cung cấp dịch vụ, thường kéo dài từ 3 ngày đến 7 ngày. Ở Việt Nam, các đơn vị nhận tiền trung gian thông qua hình thức ví điện tử bắt buộc phải được Ngân hàng Nhà nước cấp giấy phép hoạt động hợp lệ. Họ phải đạt chuẩn bảo mật PCI DSS, và việc giữ tiền của người khác mang theo trách nhiệm pháp lý lớn chứ không đơn giản chỉ là chuyển hộ.
Ba dạng dịch vụ thu hộ cho shop online phổ biến
Thực tế trên thị trường đang tồn tại 3 hình thức giữ tiền thường gặp nhất trong mảng kinh doanh lẻ. Hình thức thứ nhất là COD giao hàng nhận tiền mặt trực tiếp. Người giao hàng của đơn vị vận chuyển như Giao Hàng Tiết Kiệm sẽ thu tiền mặt lúc đưa kiện hàng đến tận tay người mua ở các tỉnh thành. Các công ty vận chuyển lớn này sẽ gom cả trăm đơn lại, đối soát nội bộ rồi mới chuyển khoản cho chủ shop theo chu kỳ riêng, thường 2 lần mỗi tuần. Tiền thường về hơi chậm. Đối với các shop có dòng vốn mỏng, việc chờ đợi vòng quay tiền mặt này tạo ra sức ép khá lớn lên kế hoạch nhập hàng mới.
Hình thức thứ hai là thu hộ hoá đơn thông qua các đại lý uỷ quyền. Những khoản tiền tiện ích như điện, nước, phí chung cư thường được thu qua các điểm giao dịch rồi mới chuyển về công ty theo từng lô vào cuối tháng. Mô hình này ít gặp ở shop online nhưng lại khá phổ biến trong đời sống hàng ngày của người tiêu dùng và gây kẹt vốn.
Hình thức thứ ba là trung gian nhận tiền thay rồi đối soát trả sau để xử lý khiếu nại. Khi bạn bán trên các sàn thương mại điện tử, nền tảng sẽ giữ tiền của khách hàng khoảng 3 đến 7 ngày để đảm bảo không có yêu cầu đổi trả hoặc báo lỗi sản phẩm trước khi nhả phần tiền đó về ví của shop.
Chi phí ẩn và rủi ro giam tiền từ trung gian
Việc sử dụng dịch vụ của bên thứ ba luôn đi kèm một khoản phí vận hành tính theo phần trăm trên tổng giá trị của từng đơn hàng. Nếu nhìn vào ví dụ công khai trên thị trường, PayPal tính phí khoảng 4,4% cộng thêm một khoản phí cố định cho mỗi giao dịch gửi về tài khoản ngân hàng tại Việt Nam. Khi bán được đơn hàng 1 triệu đồng, tiền phí mà shop phải gánh đã lạm vào một phần lợi nhuận ròng.
Rủi ro lớn nhất là dòng tiền về chậm và phụ thuộc hoàn toàn vào trạng thái hệ thống của bên đang giữ tiền. Đợt tháng tám vừa rồi, mình thử chạy một gian hàng test bán đồ công nghệ mới và không may dính ngay một đợt hệ thống của cổng thanh toán rà soát tài khoản đột xuất. Gần 27 triệu đồng tiền hàng kẹt cứng hơn nửa tháng mới rút được về tài khoản ngân hàng của mình do yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh nguồn gốc. Tiền nằm im. Trải nghiệm kẹt vốn đó mệt mỏi và làm đình trệ toàn bộ kế hoạch đẩy bán sản phẩm của shop trong tháng.
Hơn thế nữa, tiền trả về theo lô lớn gom từ hàng trăm đơn hàng nhỏ cũng làm mình rối tung khi muốn truy vết lại xem giao dịch nào của khách nào bị lỗi, khiến công việc đối soát trở nên rất cực. Hiểu rõ khái niệm thu hộ là gì sẽ giúp anh em tính toán cẩn thận hơn về những rủi ro kẹt vốn rình rập khi kinh doanh dài hạn.
Giải pháp thay thế để tiền vào thẳng tài khoản
Để tránh tình trạng kẹt tiền, khách hàng chỉ cần quét mã QR động hoặc tài khoản ảo và tiền sẽ đi thẳng vào tài khoản đứng tên bạn thông qua hệ thống Napas 247 thông thường. Khi có giao dịch phát sinh, hệ thống MONA Pay tự động đọc thông báo biến động số dư do ngân hàng gửi về rồi báo lại ngay lập tức qua Zalo hoặc webhook cho website. Quá trình này hoàn toàn vắng bóng bước giữ tiền chờ đối soát giống như các kênh trung gian thanh toán truyền thống. Khách quét mã, tiền vào thẻ. Tiền nằm yên trong ngân hàng của bạn chỉ sau khoảng 3 giây kể từ lúc khách hoàn tất thao tác chuyển khoản. Để tự cấu hình cho website bán hàng, anh em có thể đọc bài hướng dẫn cơ chế xử lý luồng tiền và làm theo từng bước cấu hình tài khoản.
MONA Pay không thu bất kỳ phần trăm nào trên số tiền giao dịch của shop vì họ vốn dĩ không hề can thiệp hay chạm vào dòng tiền của người dùng. Chính sách giá của nền tảng này tính theo số lượng giao dịch xử lý thành công, miễn phí 500 giao dịch đầu tiên và từ giao dịch 501 thì tính gói cố định mức 99.000đ mỗi tháng. So với việc mất phần trăm cho đơn vị trung gian thì đây là một mức chi phí vận hành khá rẻ đối với những shop có biên lợi nhuận mỏng.
Mặc dù vậy, hệ thống này vẫn tồn tại hai điểm dở cần anh em cân nhắc kỹ trước khi dùng. Điểm thứ nhất là mức 500 giao dịch miễn phí này hơi ít, shop nào bán lẻ tẻ vài ba chục đơn một ngày là vượt trần ngay trong tháng và phải móc hầu bao trả phí gia hạn. Điểm bất tiện thứ hai là nền tảng MONA Pay và hệ thống xuất hoá đơn MONA eInvoice của hãng này vẫn bắt người dùng đăng nhập bằng hai tài khoản riêng biệt. Việc phải ghi nhớ hai thông tin đăng nhập khác nhau cho cùng một hệ sinh thái đôi khi làm mình thao tác nhầm lẫn lúc đối soát doanh thu mỗi đêm.
Khi nào bắt buộc dùng dịch vụ thu hộ cho shop online
Dù nhận tiền trực tiếp tiện lợi đến mấy, bạn vẫn không thể loại bỏ hoàn toàn các bên trung gian trong mọi bối cảnh bán hàng. Khách hàng ở các tỉnh lẻ đôi khi chưa quen với việc chuyển khoản trước nên họ chỉ đồng ý nhận hàng rồi trả tiền mặt cho người bưu tá. Đó là đơn COD. Bạn buộc phải chấp nhận chịu khó chờ đợi tiền đối soát từ đối tác vận chuyển để không đánh mất tệp khách hàng thích sự an toàn này. Việc duy trì song song cả hai hình thức thanh toán mang lại sự linh hoạt tối đa cho người mua hàng.
Một trường hợp phổ biến khác là khách hàng dùng cổng thanh toán nước ngoài bằng tiền đô mà hệ thống ngân hàng nội địa chưa hỗ trợ nhận trực tiếp. Lúc này định nghĩa thu hộ là gì lại quay về đúng bản chất ban đầu là một tiện ích giữ tiền tạm thời để làm cầu nối giữa các hệ thống tài chính khác biệt. Bạn buộc phải trích phần trăm giao dịch để dòng tiền từ khách hàng chảy về Việt Nam an toàn trong quá trình này.
Với những đơn chuyển khoản nội địa thông thường, bạn cứ tích hợp công cụ báo có tự động để nhận dòng tiền ngay lập tức vào thẻ. Nếu shop cần tính năng tự động gửi email thông báo trạng thái đơn hàng cho khách, bạn có thể thử tích hợp thêm nền tảng MONA Mail với mức 3.000 thư miễn phí mỗi tháng để trải nghiệm. Về sau nếu muốn mở rộng, anh em có thể thuê các công ty làm trang web tại tphcm để dựng trang riêng, thường mất khoảng 30 ngày là xong. Lúc đó công cụ MONA Domain cũng hỗ trợ tra cứu và đăng ký tên miền .vn trọn gói 756.000đ một năm khá nhanh gọn mà không cần thao tác rườm rà. Ngoài ra nếu có ngân sách và thắc mắc chi phí làm app di động riêng cho shop, anh em nên cân nhắc tính toán kỹ bài toán thu hồi vốn trước khi đầu tư.
Tìm hiểu kỹ khái niệm thu hộ là gì và cách thức dòng tiền vận hành giúp mình tiết kiệm nhiều thời gian gỡ rối tài chính hàng tháng. Chiều nay mình sẽ ngồi cấu hình lại toàn bộ webhook cho ba trang bán hàng hiện tại để tiền tự đổ về gọn gàng hơn mà không cần hồi hộp chờ lịch đối soát của bên ngoài.